Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Правильная регистрация входящих и исходящих документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы поступающие , исходящие документы отправляемые , внутренние документы. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение. Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию. Далее входящие документы направляются руководителю.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.

Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы. Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа.

Секретарь при необходимости осуществляет контроль за исполнением входящего документа. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:. Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю.

Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит. Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем.

Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.

Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации учреждения , в соответствии с внутренними правилами разработки документов. К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе от1 года до 3 лет и определение дальнейшего срока хранения экспертизы ценности документов.

В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены. Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера индекса и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т.

Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов — децентрализованно, в структурных подразделениях. На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам.

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов. Пример обратная стороны карточки. При карточной системе регистрации ведут две картотеки:.

Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее — документов в год. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов. Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Регистрационный номер входящих и исходящих документов должен состоять из следующих элементов:. Регистрация входящих документов происходит путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа дата и индекс документа.

На исходящих документах дата и индекс документа проставляется в левой части страницы под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте. Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности, по решению руководства предприятия, могут не регистрироваться. В таких случаях документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список перечень нерегистрируемых документов. В него могут войти следующие документы : рекламные материалы, поздравительные письма и пригласительные билеты, сообщения о совещаниях, конференциях и их программах, прейскуранты, печатные издания книги, журналы, газеты , телеграммы, бухгалтерские документы и т.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Регистрацию документов можно считать начальным этапом контроля за их исполнением.

Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть тесно связаны, и осуществляться с помощью тех же журналов. После этого секретарь делает отметку о контроле в регистрационном журнале, о сроках исполнения, об ответственном исполнителе.

Все эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем предприятия и указываются в самом документе. Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.

Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки делается анализ исполнения документов и, в случае задержки исполнения, сообщается руководителю предприятия для принятия экстренных мер.

Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем подготовки ответа, составления проекта контракта и т.

Контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в ряде фирм совмещены. Депозитные операции юридических лиц, документооборот, возможные нарушения. Юридические лица могут размещать имеющиеся у них временно свободные денежные средства на депозитных счетах в коммерческом банке с целью получения дополнительного дохода. Однако юридические. Депозитные операции физических лиц, документооборот, возможные нарушения.

Привлечённые пассивы являются основным источником ресурсной базы банка. Основной удельный вес в сумме привлечённых средств принадлежит депозитам. Первым этапом взаимоотношений банка и. Балансодержатель — лизингополучатель — бухгалтерский и налоговый учет, определение первоначальной стоимости, двухступенчатый документооборот у лизингополучателя Порядок бухгалтерского учета и налогообложения имущества, полученного по договору лизинга,.

Регистрация и полный документооборот при смене руководителя Данные о смене руководителя организации должны обязательно содержаться в едином государственном реестре. Закон на сегодняшний день различает государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные.

Регистрация входящих документов

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Глава 1. Документооборот

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Регистрация документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная.

.

.

.

.

Регистрация входящих документов – подтверждение факта его у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов.

.

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 5
  1. Таисия

    Скажите,данного налога не ввели с законом 8487?

  2. Мстислава

    Что за бред про обыск в жилище? Следователь пишет постановление и вперед ломать дверь в хату!

  3. Мальвина

    Кредит это добровольное рабство. Банк никогда вам не пойдёт на встречу, если что-то случится.

  4. Клавдия

    Каму вы тут нужны у нас Рабов хватает тут если только Проститутки

  5. Прохор

    Здравствуйте, Тарас! Спасибо за такое актуальное видео.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.